Aunque su empresa emita facturas electrónicas bajo el esquema de envío inmediato, existen varios factores técnicos y operativos que pueden impedir que los comprobantes lleguen correctamente al cliente final. A continuación, se detallan los principales riesgos que podrían estar afectando el proceso:
1. Incumplimiento de los requisitos del SRI
Para que una factura electrónica sea válida ante el Servicio de Rentas Internas (SRI), el emisor debe contar con:
- Certificado digital con firma electrónica vigente (XAdES-BES), asociado a su RUC
- Acceso habilitado al portal SRI en Línea y estar al día con sus obligaciones tributarias
- Un software autorizado que genere comprobantes en los formatos exigidos por el SRI (XML y RIDE)
2. Incompatibilidad con el modelo “offline” del SRI
Desde 2018, Ecuador opera bajo un modelo de facturación electrónica sin validación previa. Es decir, el emisor es responsable de enviar simultáneamente el comprobante al SRI y al receptor.
Si su plataforma no cumple con los estándares XML establecidos, o si omite incluir la clave de acceso o el RIDE, es probable que el cliente no reciba un comprobante válido.
3. Fallas en el proceso de entrega
Incluso si la factura es generada correctamente, el proceso de distribución puede verse comprometido por:
- Direcciones de correo erróneas o sin autorización del receptor
- Clientes que no disponen de herramientas para visualizar XML o descargar el RIDE
Ante esta situación, es fundamental ofrecer alternativas de consulta segura, como portales web personalizados.
4. Ausencia de trazabilidad
Muchas empresas carecen de sistemas que permitan verificar si la factura fue efectivamente entregada, visualizada o descargada por el cliente.
Esta falta de visibilidad compromete la trazabilidad del proceso y puede afectar la relación comercial.
5. Desconexión con sistemas contables
Si el sistema de facturación electrónica no está integrado con su ERP o sistema contable, puede ocurrir una desalineación: el documento figura como emitido, pero no ha sido entregado, o no ha sido reconocido por el cliente, generando confusión y posibles rechazos.
Recomendaciones para garantizar una entrega eficaz
- Verifique los requisitos técnicos exigidos por el SRI, incluyendo firma electrónica vigente y configuración adecuada del sistema de emisión.
- Implemente una solución tecnológica compatible, que genere comprobantes válidos y firmados digitalmente, y que permita la automatización del proceso de envío.
- Habilite múltiples canales de entrega, como correo electrónico, portales web y conexiones con sistemas del receptor.
- Incorpore mecanismos de trazabilidad, que permitan confirmar la entrega, apertura o descarga del comprobante.
- Integre su sistema de facturación con su ERP o plataforma contable, para asegurar coherencia en todo el flujo contable y fiscal.
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